陕西警官职业学院采购工作管理办法

第一章 总则

第一条 为加强学院采购管理工作，建立规范有序的采购运行机制和管理监督机制，完善学院内控体系，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，保障学院利益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和陕西省政府采购管理相关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于使用学院各类资金采购除基建工程以外的货物、工程和服务的行为。

本办法所称采购，指学院通过一定程序以购买、租赁、委托、雇用等合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。

本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品。主要包括教学、科研、医疗、办公等仪器设备；家具、被服、图书资料、耗材等各类大宗物资。

本办法所称工程，是指除基建工程以外，建筑物和构筑物的改建、扩建、装修、拆除、改造、修缮等。

本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条 学院采购工作必须贯彻执行国家有关法律、法规和规定，必须严格执行学院 “三重一大”决策程序，遵循公开透明、公平公正和诚实信用的原则；坚持“先有预算、再上报审批、后办理采购”的要求；实行“采管分离、归口管理”的运行监督机制，即统一采购与归口管理有效分离，加强部门间相互监督，规避学院采购风险。

第二章 组织机构和职责

第四条 学院成立采购工作领导小组，组长由院长担任，副组长由分管政府采购工作的院领导担任，成员由党政办、审计、教务、财务、资产、实验实训、后勤和工会等部门负责人组成。主要工作职责：

（一）贯彻执行有关采购的法律、法规和政策；

（二）依据法律法规审订学院采购与招标工作有关规章制度；

（三）研究审议学院年度政府采购预算和计划；

（四）听取采购工作情况汇报，审议、决定学院采购与招标工作中的重大事项和特殊问题。

第五条 采购工作领导小组下设办公室（以下简称采购办），采购办设在学院国有资产管理部门。主要职责：

（一）落实采购工作领导小组决议，负责组织协调学院集中采购项目采购工作，履行采购程序管理；

（二）负责拟定学院采购各项规章制度；

（三）配合有关职能部门汇总编制采购预算和采购计划，办理政府采购项目申报、审批备案有关手续；

（四）负责遴选采购代理机构，签订委托代理协议；

（五）负责组建和管理学院评标专家库；

（六）负责政府采购信息统计、汇总和年报工作；

（七）配合采购项目实施部门参与合同验收；

（八）负责学院采购文件资料的整理归档管理工作；

（九）承办领导小组交办的其他事项。

第六条 学院采购项目立项后，成立项目采购工作组，项目采购工作组在学院采购工作领导小组领导下开展工作，成员包括项目使用部门、项目归口管理部门、审计、财务、资产与采购管理等部门负责人和相关技术专家，必要时可邀请教师代表参加。各部门主要职责：

（一）项目使用部门职责：负责项目前期调研，制定项目建设具体方案；负责制定采购文件的技术部分，包括主要标的物的品种、数量、规格、型号、参数和产品性能等要求；向项目归口主管部门提交建设方案和采购申请，提出供应商资质及个性化商务建议和要求；配合项目建设实施部门参与项目评审与验收工作。

（二）项目归口管理部门职责：负责项目规划、立项及审批相关手续，指导并协助项目使用部门完成技术参数制作；负责组织对使用部门申报的建设方案主要标的物的品种、规格、型号、参数和使用功能与性能进行专家论证和评审；按照归口管理，负责完成项目实施、合同起草、审核、签订、执行和验收工作；负责办理固定资产入库登记及合同款项结算报销等手续。

（三）审计部门职责：负责遴选财务审计公司或项目造价咨询机构；负责委托第三方专业审计机构对项目实施前进行采购预算审核和实施后决算审计（主要是工程、服务类项目），提供专业审计机构出具的工程量清单、最高限价审核和决算审计有关材料；监督采购代理机构、评标专家的抽取，检查项目合同履行，参与项目验收。

（四）财务部门职责：负责落实项目经费和组织项目绩效评审，对项目建设资金使用的合理性、经济性、合规性进行监督；协调学院各部门做好采购计划、采购预算编制、项目付款方式审定和项目结算审核等工作。

（五）采购管理部门职责：负责采购项目的过程监督，严格按照法定程序组织实施项目采购招标工作；负责抽取采购代理公司和评标专家，办理对外委托招标采购有关事宜；负责对项目采购合同的主要条款进行审签，参与项目考察和验收工作。

（六）技术专家职责：技术专家组成员由学院专家库中抽取和委托代理公司在省财政厅专家库中随机抽取组成；专家组成员在招投标、询价谈判、合同谈判和验收过程中提供技术支持，保证相关活动和环节客观公正，保护采购者利益。

（七）教师代表职责：对采购工作程序及运作情况进行监督、建议或质询，及时反映教职工的意见和建议。

第七条 依据政府采购目录和学院实际，各项目采购主管部门的采购范围为：

（一）国有资产管理部门负责省电子卖场商品采购和全院办公家具与办公设备的采购业务等；

（二）图书馆负责全院纸质及电子文献资源书籍、图书数据库类采购项目等；

（三）实验实训中心负责全院教学实验、实训室建设、信息化建设、实验耗材、网络设施设备及维修保养服务类采购项目等；

（四）教务部门负责全院各类教学设备、软件、教材、资料印刷和科研项目的采购业务等；

（五）后勤管理部门负责建筑物修缮工程、公共区域的道路管线改造（除弱电以外）、绿化以及公共区域物业服务类采购项目等；

（六）其他归口管理不明确的项目由项目使用部门根据工作需要自行申报。

第三章 采购事项审批和流程管理

第八条 预算2万元以下的采购项目按以下程序办理：

（一）需求（使用）部门提出采购申请；

（二）预算管理部门审核；

（三）采购领导小组办公室审核；

（四）分管院领导审批，按本办法第四章、第五章有关规定办理具体采购业务。

第九条 预算2万元以上（含2万元）、10万元以下的采购项目按以下程序办理：

（一）需求（使用）部门提出采购申请；

（二）预算管理部门审核；

（三）采购领导小组办公室审核；

（四）分管院领导审核后，由主管采购工作副院长审批，按本办法第四章、第五章有关规定办理具体采购业务。

第十条 预算10万元以上（含10万元）、50万元以下的采购项目按以下程序办理：

（一）需求（使用）部门提出采购申请；

（二）预算管理部门审核；

（三）采购领导小组办公室审核；

（四）分管院领导审核后，按规定程序报院长办公会研究决定，由院长审批，按本办法第四章、第五章有关规定办理具体采购业务。

第十一条 预算50万元以上（含50万元）的采购项目按以下程序办理：

（一）需求（使用）部门提出采购申请；

（二）预算管理部门审核；

（三）采购领导小组办公室审核；

（四）分管院领导审核后，按规定程序报院长办公会研究决定；

（五）根据院长办公会意见，由需求（使用）部门提交党委会研究决定后，由院长审批，按本办法第四章、第五章有关规定办理具体采购业务。

第四章 采购组织形式与限额标准

第十二条 学院采购项目组织形式分为集中采购、自行采购和电子卖场采购。其中集中采购包括政府集中采购、政府部门集中采购、院内集中采购。

政府集中采购，是指陕西省政府集中采购目录以内、限额标准以上，并经陕西省财政厅审批为集中采购机构采购的项目（如物业、安保等），必须由省公共资源交易中心委托集中采购机构代理采购。

政府部门集中采购，是指陕西省政府集中采购目录以内、限额标准以上，并经陕西省财政厅审批为部门集中采购的项目，由学院采购办按程序委托社会采购代理机构代理采购。

学院集中采购，是指学院集中采购限额以上政府采购限额标准以下，经陕西省财政厅审批为自行采购或分散采购，由学院采购办按程序组织使用部门、审计部门共同参与统一实施采购。

院内各部门自行采购，是指学校集中采购限额以下，并经学院审批同意的项目，由院内各部门自行组织采购。

第十三条 凡达到陕西省政府采购限额标准的采购项目，均需提交采购资料办理政府采购审批手续；凡学院采购预算3万元限额标准以上的货物、服务项目和预算5万元限额标准以上的工程项目，必须实行学院集中采购；凡未达到学院集中采购限额标准的，可由各单位自行采购（但不包括协议供货和定点采购项目）。

应急抢修救灾项目按学院采购工作领导小组审批意见实施。

第十四条 部门自行采购项目，按照“事前论证、集体决策、体现竞争”的原则，邀请3家以上的供应商采用竞争谈判的方式进行，采购项目结束结算报销时须附部门自行采购申请表和询价表备查。

第五章 采购方式与适用范围

第十五条 学院集中采购项目采用以下采购方式：

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判；

（四）竞争性磋商；

（五）单一来源采购；

（六）询价。

第十六条 政府集中采购和政府部门集中采购，根据陕西省财政厅审批的采购方式执行。院内集中采购，由学院采购管理部门结合采购项目具体内容，选择合理采购方式进行。各单位自行采购，由部门自行选择合理采购方式进行。

第十七条 学院采购按照采购资金额度的大小及相关采购制度规定要求，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等采购方式选定供应商。

第十八条 公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标是采购活动运作的主要方式。

第十九条 邀请招标是指按照采购工作小组议定的资质条件及要求，邀请三家或三家以上特定供应商参与投标，并按照评标组议定的中标条件，评议、比较从而确定中标人的采购工作方式。符合下列情形之一的项目，依照本办法可采用邀请招标方式采购。

（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

第二十条 符合下列情形之一的，依照本办法可以采用竞争性谈判方式采购。

（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（三）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

（四）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

第二十一条 符合下列情形之一的，依照本办法可以采用竞争性磋商方式采购。

（一）购买服务类项目；

（二）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；

（四）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；

（五）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

第二十二条 符合下列情形之一的，依照本办法可以采用单一来源方式采购。

（一）采购标的来源单一，只能从唯一供应商处采购的；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金金额不超过原合同采购金额百分之十的。

第二十三条 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。被询供应商数量应不少于三家。

第二十四条 采用以上采购方式，经公告两次及以上，有效供应商仍未达到法定要求的情况，经学院项目采购工作小组集体审议后，可采用其他采购方式。

第六章 采购程序

第二十五条 项目立项及报批程序

（一）编制预算。按学院预算编制时间和格式要求，各项目建设使用部门组织相关人员及专家对项目的必要性、可行性、技术标准和预算进行论证，报财务部门汇编学院年度项目采购预算，经学院会议审定后上报省财政厅。各部门要牢固树立“无预算不采购”的意识，严格按照财政部门批复下达的政府采购预算实施采购活动，年度预算中无特殊工作任务原则上不办理采购预算调整事项。

（二）采购立项。列入学院年度政府采购预算的项目，在确定经费来源及落实资金后由项目建设归口部门提出具体建设方案（包括项目建设预算第三方最高限价审核结果与专家论证意见等），经学院会议审批后予以采购立项。项目建设采购资金额度应当严格控制在立项审定的额度范围内，不得随意突破，不得随意增加、变更采购数量和品种。

（三）采购申请。项目建设（使用）部门应于立项后10天内提供采购项目立项审批材料、项目实施方案、采购文件主要技术参数等材料报学院项目采购管理部门审核，单一来源项目还需提交有关文件依据和情况说明。

（四）采购审批。学院采购管理部门对采购资料审核后，负责办理政府采购备案报批手续，由省财政厅对采购项目的组织形式及采购方式进行审批。采购办按照审批结果进行集中采购或院内自行采购。

集中采购须委托社会代理机构实施，自行采购由学院各部门组织实施。

第二十六条 采购代理机构确定程序

（一）采购办在学院采购工作领导小组的领导下组织开展采购代理机构遴选工作，经学院采购领导小组成员单位集体考察评审后报采购领导小组审定，确定5家左右政府采购代理机构作为学院采购代理服务机构，服务期限3年。

（二）项目采购时，由学院采购办和审计部门根据采购业务内容从入围名单中随机确定采购代理机构。

（三）学院招标遴选的第三方招标代理机构全权负责我院招标采购代理工作，具体工作如下：

1、按照金额大小，对有必要进行参数论证的项目，组织校外专家进行论证；

2、负责编写招标文件，按照规定组织招标，负责招标过程中的答疑工作；

3、督促中标单位与我院签订相关合同，处理招标后的投诉质疑问题；

4、负责采购项目的验收专家派遣工作。

第二十七条 评审委员会确定程序

（一）采购办在学院采购工作领导小组的领导下负责开展组建和管理专家库工作，专家库人员由院内具有副高以上职称且有一定专业知识与技能的教职工和公安实务部门等行业专家组成。专家库根据实际需要和专家考核情况及时进行更换或者补充，坚持分类组建，实行动态管理。

（二）集中采购项目，由采购办和审计部门从学院评标专家库随机抽取一名专家参与，其余专家由采购代理机构在财政部门专家数据库中随机抽取。

（三）学院自行组织的采购项目，由采购项目实施（使用）部门从学院评标专家库随机抽取3名专家组成评审小组，负责项目评标。

（四）抽取专家坚持回避原则，即评标专家组成人员不得由采购项目实施（使用）部门人员担任。

第二十八条 采购工作流程

（一）编制采购文件。集中采购项目由招标代理机构和项目建设(使用)单位共同起草采购文件。

采购文件分为商务部分和技术部分，商务部分由招标代理公司提供规范格式的范本，技术部分及个性化商务要求由项目使用单位负责制定。采购文件完成后由项目建设使用单位确认签章，送招标代理机构和学院采购办留存。

（二）发布采购公告。

1、公告媒体：集中采购项目由学院委托的招标代理机构发布在陕西省政府采购网，采购办转发到学院门户网站。

2、公告内容：包括项目名称、采购内容、采购预算、主要性能指标、供应商资格要求、获取采购文件的方法、响应截止时间、联系人、地址及电话等。

3、公告期限：根据采购方式的不同，按照相关法定期限进行公示。

4、公告期间招标代理机构或采购办接受供应商报名并进行相关资质审查，项目主管单位或项目使用单位接受技术咨询。

（三）开标（谈判、磋商等）、评审、确定结果。

1、采购办于开标（谈判、磋商等）前一天通知院内相关单位，按照采购文件中载明的时间、地点参加开标（谈判、磋商等）会议。

2、会议现场组成评审委员会。根据招投标相关要求，在会议现场由陕西省政府采购评审专家库抽取的专家和学院采购人代表组成评审委员会，成员一般为3人及以上单数。

3、严格按照采购文件、响应文件进行评审。评审委员会成员应本着对学院高度负责的态度，严格按照采购文件规定的评审办法，认真对响应文件进行系统的评审和比较，对每一个响应供应商做出公正、合理地评估。如有问题，应在评审现场澄清。

4、根据评审情况确定成交供应商。

（四）发布结果公告。成交供应商确定后，在陕西省政府采购网或学院门户网站发布成交结果公告。公告的内容包括成交供应商名称、成交金额等，公示期为3个工作日。公示期满无异议后，由招标代理机构向成交供应商发出《成交通知书》。

学院自行组织的采购项目，由采购办和项目建设(使用)单位共同起草采购文件，参照上述采购工作流程执行。

第二十九条 在采购中，出现下列情形之一的，应予废标：

（一）报名参加或实质性响应的供应商不足法定数量的；

（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；

（三）响应供应商的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；

（四）因重大变故，采购任务取消的；

（五）专项采购工作小组认为应予废标的。

第七章 合同的签订、执行及验收

第三十条 合同的签订

（一）项目采购（使用）部门接到中标（成交）通知书后，应在30日内依照采购文件与成交供应商完成合同洽谈、审查和签订手续。签署的合同由项目采购实施部门管理存档，并及时分送学院办公室和采购办留存备案；

（二）审查合同时，学院聘用的法律顾问负责对合同文本及内容总体审核把关；项目使用部门负责审核采购数量、质量、型号、技术参数等内容；采购办负责审核合同内容是否符合政府采购有关规定；审计部门按审计要求审核合同内容和相关条款；财务部门负责审核项目预算、合同金额、付款方式等；

（三）合同其他相关事项按《陕西警官职业学院合同管理办法》执行。

第三十一条 合同的履行

项目采购实施部门负责合同履行的主体责任,应严肃合同执行程序，严控合同变更额度。在合同履行中，使用单位需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

第三十二条 项目验收

（一）所有采购项目按照合同约定，执行完毕并安装调试正常后，项目采购实施单位应及时提出验收申请。按照合同条款组织学院审计、财务、资产和项目具体使用等部门进行验收，必要时也可邀请第三方专业机构进行验收。验收合格后，签署验收报告，填写《项目验收报告单》。

（二）验收时，如发现数量、质量、型号、规格或工程质量与要求不符等情况，项目采购部门应暂停验收，查明原因，并负责向供货商办理退换货或施工补救等手续。手续完毕后，重新验收。

第三十三条 合同付款

财务部门根据发票、合同、资产入库单、《项目验收报告单》、政采审批手续、中标通知和决算报告等依据，按照采购合同相关条款及学院财务相关规定办理付款手续。

第三十四条 招标采购过程中形成的文件材料必须规范、真实、准确、完整。项目立项审批报告、采购文件、响应文件、评标记录、成交通知书、合同审核及签批运行单、合同书、资产验收报告、各类会议纪要等均为采购活动必须形成的重要文件材料，由学院有关职能部门分别及时归档备案并负责管理。

第八章 纪律与监督

第三十五条 采购工作人员在采购活动中必须严格遵守以下纪律：

（一）严格遵守国家的法律、法规和学院有关规章制度，坚持原则，廉洁自律。严禁接受供应商任何形式的回扣、纪念品、宴请等。

（二）严格遵守保密纪律，严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与集中采购项目内容有关的信息和资料。

（三）遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作。

第三十六条 采购活动中，采购人员、评标专家及相关人员与供应商有利害关系的，应主动回避。

第三十七条 项目建设单位和项目负责人应掌握项目采

购的控制权，除市场调研和项目预算需要企业参与外，不允许将填写项目申报文本、项目评审资料交给企业编制，更不得出现由参与投标企业代理填写招标文件、技术参数的情况。

第三十八条 采购工作按照“谁职责谁签字，谁签字谁负责”的原则追究责任。凡只签名未提出不同意见，认定为“认同意见”。

第三十九条 使用财政资金的采购项目，按照规定一经审批，经过项目评审和政府采购相关程序后，原则不允许变理、调整，不得改变和超越开支范围。禁止挤占、挪用、套取项目资金等违规行为。

第四十条 落实项目建设目标绩效考核评价，防止“只建不用”和“重复建设”的现象，不得出现采购的设备资产长期不开箱、不使用的现象。

第四十一条 学院纪检监察部门对参与采购工作的职能部门及其工作人员工作责任落实情况进行监督检查，对在采购活动中违反相关规定的依法依规依纪进行问责。

第四十二条 任何单位和个人均有权对学院采购活动中的违规违纪行为进行投诉、检举和控告，相关职能部门应及时受理，认真查处。有关政府采购的质疑和投诉按财政部94号令《政府采购质疑及投诉办法》执行。

第四十三条 凡因工作处置失当、失职、渎职对学院造成经济损失的，根据损失情况对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私，损害国家和学院利益的，将视其情节，严肃处理。对构成犯罪的，提交司法机关查处。

第九章 附  则

第四十四条 政府集中采购目录及采购限额标准以每年陕西省财政厅下发文件为准。

第四十五条 本办法由学院采购管理部门负责解释，自印发之日起施行。原《陕西警官职业学院采购工作管理办法》（陕警院发[2019]42号）自行废止。